Como manejar la facturación para propietarios de tiendas online

Crear una tienda en línea desde cero requiere que seas todo en uno. Usted es director ejecutivo, gerente de ventas, comercializador, diseñador, programador, contador… puede ser abrumador, por lo que un poco de ayuda siempre ayuda.

Puede que no le guste, pero todos los negocios deben facturarse. La buena noticia es que no tienes que saber mucho sobre contabilidad para hacer esto. Hoy queremos compartir contigo algunos consejos para que aprendas a gestionar tus facturas.

Entonces, ¿qué es una factura?

Una factura o recibo es un documento comercial legítimo emitido por el vendedor al comprador para registrar cualquier tipo de venta. También se utilizan con fines contables y fiscales y se pueden utilizar como control de inventario. En resumen, las facturas son muy importantes para realizar un seguimiento de todas sus transacciones financieras.

En el caso de la venta minorista en línea, la factura generalmente se envía después de que se realiza el pedido o se envía el producto al consumidor. Este documento se utiliza para confirmar el pedido del cliente, mostrando el producto que ordenó, la cantidad y el precio.

Conseguir factura de tus compras online

  1. Reciba el pago: Primero, porque desea que le paguen por los productos y servicios que brinda. Puede establecer una fecha de vencimiento y anotarla en su factura para que los clientes sepan exactamente cuánto tiempo les queda para pagarle.

Si no lo hace dentro del plazo indicado, puede enviarles un recordatorio. Si tiene un software de facturación en línea, incluso puede recibir pagos rápidamente con solo hacer clic en un botón a través de PayPal o tarjeta de crédito.

  1. Mantenimiento de registros: Un propósito esencial de una factura es mantener un registro de todas sus ventas y compras. En resumen, es importante comprender los ingresos y gastos de su tienda. Esto le da una buena comprensión de la salud financiera de su negocio. Además, es importante vigilar a sus deudores: enviar todas las facturas lo ayudará a clasificar las facturas pagadas de las impagas. Lo que nos lleva de vuelta al punto número uno: no quieres perder dinero.
  1. Asuntos legales: Las facturas se utilizan como prueba de las ventas. Después de todo, este es un documento oficial que tanto usted como su cliente tienen para demostrar (si es necesario) que se han realizado compras y transacciones financieras. Esto es esencial.

¿Qué sucede si el Cliente A se niega a pagarle? ¿Qué sucede si el Cliente B afirma que no recibió el pedido? Nadie quiere meterse en problemas con una demanda. Además, todas las empresas pueden estar sujetas a auditorías financieras.

Si desea evitar multas u otras sanciones, por favor guarde sus facturas en un lugar seguro y numérelas correlativamente en caso de que las autoridades fiscales estatales vengan a solicitarlas.

  1. Branding: Asegúrese de enviar facturas de aspecto profesional. Encuentra tu propio diseño único. Agregue su logotipo, sello, firma o botones de redes sociales a sus facturas. Puede que no le parezca mucho, pero incluso una factura se puede utilizar como herramienta de marketing.

Todo lo que representa a tu tienda construye tu marca y reputación. Incluso si su tienda en línea está bellamente diseñada y sus productos son impresionantes y están bellamente empaquetados, ¿no sería genial si los clientes obtuvieran documentación profesional en lugar de una hoja de papel? Demuestra que te preocupas por los detalles y, a su vez, por tus clientes.

¿Qué debe incluir tu factura?

Por defecto, su factura debe incluir lo siguiente:
1. Su propio número único
2. Su nombre comercial y detalles de la dirección
3. Nombre y dirección del cliente
4. Fecha de emisión y fecha de vencimiento
5. Lista de productos comprados, su descripción (opcional), cantidad y precio.
6. Datos de contacto: número de teléfono y/o dirección de correo electrónico
7. Número de pedido
8. Método de pago y número de cuenta bancaria (no necesariamente) Si es una empresa registrada con IVA, debe mostrar el monto del IVA cobrado por cada producto o servicio y su número de registro de IVA.

Al vender a una empresa, debe incluirse usted y el número de empresa/negocio del cliente. Para asegurarse de haber incluido toda la información necesaria, le recomendamos encarecidamente que revise las normas contables de su país.

Diferentes países, diferentes costumbres.

Tenga cuidado al vender en el extranjero, ya que cada país puede tener diferentes leyes y regulaciones fiscales. Cada país tiene acciones legislativas específicas, por lo que debe saber qué tipos de pólizas existen en el país al que desea vender. Es importante estar familiarizado con estas diferencias antes de vender a nivel internacional, ya que se pueden cobrar diferentes impuestos o es necesario incluirlos en la factura.

Facturación en línea

No hace mucho tiempo, las facturas pasaron de la facturación en papel a la facturación electrónica. ¡Esto definitivamente ayudará a salvar muchos árboles! Además de eso, las facturas enviadas por correo electrónico también son más rápidas, económicas y eficientes. Sin embargo, puede obtener mucho más con un buen software de facturación.

Hay muchos para elegir, algunos son gratuitos y otros se pagan mensualmente. Recomendamos elegir un producto que ofrezca automatización de facturación parcial o mejor. Esto significa que tus facturas se crearán y enviarán a tus clientes sin que tengas que mover un dedo. Todo lo que tienes que hacer es configurar la aplicación y sincronizarla con tu tienda. Esto le ahorra mucho tiempo y facilita el almacenamiento, la gestión y la edición de todos sus documentos.

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